電子メールのマナー

１．差出人名：誰からのメールかすぐに分かるよう、自分の差出人名を設定しておく。

２．件名：何の用件か分かるよう簡潔に記す。

　「返信」の画面からそのまま打ち込んで送付すると、

「Re:・・・・・（送られてきたメールに書かれた件名）が返信メールの件名となる。

そのままではずぼらな感じがするので、返信内容が分かるものに件名を変えた方がよい。

３．本文の書き出し：メール本文にはまず相手の名前を書く。

　本文の書き出しについて、企業では社外向けと社内向けに区別して、通常次のようにしている。

社外向け	○○株式会社○○課 　課長　鈴木一郎様 　（親しくなったら、会社名・役職名をはずして、「鈴木様」だけでもよい）　　いつもお世話になっております。△△社の▲▲です。・・・・・・
社内向け	鈴木課長 　　▲▲です。～の件ですが・・・・・・

　本文の最後に自分の署名（所属、氏名など）が自動的に入るよう設定しておくとよい。

４．メール記号の使用は避ける。
「　＾＾　」のようなメール記号の使用は、

親しい友人等のあいだ以外では避けること。

「！」「？」も使わない方がよい。原則として「、」「。」のみ。

５．文章は簡潔に　相手によくわかるよう箇条書きがベスト
　ただし礼儀は失せぬよう。

　長文になる場合（400字以上）はワープロなどで作った文書ファイルを添付する方が読みやすく親切。

また、この場合、メール本文には「送付案内的な」短い文を記す。

本文に何もなく　添付ファイルだけを送るのは、机に書類を放り投げて提出するのと同じ。

メールへの回答は、自分が送る時と同様、簡潔で見やすい文章を心がけましょう。

結論から先に述べ、簡潔に理由や経緯を伝えます。

「多分」「恐らく」「だと思います」「だと思われます」「のようです」といった曖昧さが感じられるものや

「個人の感想のような表現は」思いもよらない誤解を招くリスクもありますので、なるべく避けましょう。

６．文末：本文の最後には、

「よろしくお願いいたします」という内容を適当な言葉で表現する文を加えておく。

７．返事は24時間以内に

　返事が必要なメールに注意　メールチェックを習慣づけることはもとより
返事が必要なメールを受け取った場合、

電話連絡をするなど、原則として翌日までには返事を出すこと。

ただちに回答することが無理な場合などは、

「了解しました。○○までにお返事いたします」などと書いて返信のメールを送る。

８．返事を出すとき、相手のメールの原文を残しておくと、

　出した手紙をそのまま返されたような不快感をもつ人も少なくない。

必要な部分以外削除するのがよい。

ただし、やりとりの記録を残すべき案件もあり、元のメールの原文を残しておいた方がお互い理解しやすい場合もある。

要するに、このメールを受け取った相手はどんな印象を持つか、それを考えてメールを書くことが大切だ。

９．メールが届いたときは
　人の気持ちは文章にすると大げさになりやすい。

とくにメールは無愛想な印象を与えることも多い。

感情的なメールが来たら、メールですぐ応答するよりは、電話や、あるいは直接会って対話の努力をした方がよい。

「電話をしてお話ししたいがよいか」とか「会ってお話ししたい」とか、とりあえずメールで返信するだけで丸く収まることも少なくない。

10．「携帯電話メール」での営業活動はNＧ
　携帯電話でのメールを企業側、お客様は安易だと受け止める。

実際、携帯では文書チェックも不十分になりがちで、誤字脱字を含んだメールを送りかねない。

相手が急ぐ場合は　今、外出中で　帰社してから詳細（資料等）を確かめてからお返事する旨を「電話」で伝える。

できるだけパソコンでメールを送る習慣をつけておこう。

送信後に　詳細は、メールでお送りしました等、電話で一報入れるのがルールだそうです。

（送った　送られていない　見ていない等や　誤配信のトラブルを避ける意味でも）

現にテストメールを送ってから　本文を送ってくる会社もあります。

　基本は相手の気持ちを思いやること。送っただけでは一方的だと言うことを忘れずに

メールに限ったことではありません。